Un taller que había crecido sobre hojas de cálculo
En una nave del área metropolitana de Barcelona, una pyme industrial llevaba más de una década ampliando su actividad con Excel como herramienta principal. Los pedidos entraban por correo, teléfono y algún portal B2B; la planificación de materiales se repartía entre macros, listados impresos y anotaciones en pizarras del taller. Cada departamento había montado su propio método porque parar la fabricación para rediseñar procesos no era una opción real.
Con el tiempo, esa flexibilidad se convirtió en dependencia. Las reglas de descuento por canal vivían en tres archivos distintos; las órdenes de fabricación se generaban copiando datos del sistema contable a mano porque el módulo de planificación no contemplaba cambios de última hora ni referencias alternativas. Un programa genérico cubría facturación y contabilidad, pero nunca reflejó del todo cómo se fabricaba en la nave.
Cada parche añadía otro archivo
Excel había dejado de ser un apoyo puntual para convertirse en el sitio donde vivía el dato del día a día: listas de materiales revisadas, plazos negociados, secuencias por línea y seguimiento de subcontratistas. Cada actualización del sistema contable ponía en riesgo macros frágiles que nadie había documentado. Los responsables de cada área invertían horas semanales en conciliar números que deberían coincidir por definición, pero que rara vez lo hacían a la primera.
Reglas que no cabían en el paquete
Precios por mezcla de cliente y familia de producto, mínimos distintos según canal, validaciones entre departamentos antes de liberar una orden: ninguna de esas reglas encajaba en los flujos estándar. Cada escapada se resolvía con un parche manual (correo, fila añadida a una tabla auxiliar, exportación nocturna). Con más pedidos en curso, esos parches pasaron a ser la forma habitual de trabajar.
Lo que costaba seguir así
Las consecuencias se notaban antes en el taller que en un informe de dirección. Retrasos en la liberación de órdenes porque faltaba confirmar stock en una hoja desactualizada; pedidos fabricados con una versión antigua de la lista de materiales; facturación retrasada por discrepancias entre lo servido y lo registrado. En planta, operarios y capataces volvían a consultar listados en papel o a la persona de referencia que siempre sabe cómo está realmente la situación.
La dependencia de personas concretas (quien mantenía Excel, quien entendía las macros) se convirtió en un riesgo de continuidad cuando plantearon reducir jornada o jubilarse. Cada consulta sobre rentabilidad por referencia requería días de trabajo manual. Seguir parcheando costaba más que diseñar una solución alineada con la forma real de fabricar.
Un programa hecho para cómo fabricaban de verdad
Tras un diagnóstico de procesos, se optó por desarrollar una plataforma a medida que unificaba el trabajo donde Excel y el sistema contable fallaban. Este continuó con facturación y contabilidad legal; la planificación, el seguimiento de materiales y la trazabilidad por orden pasaron a un software propio diseñado según los flujos reales del taller y de la logística.
Implantación por fases sin parar la nave
Primero se unificaron maestros de artículos y clientes, estableciendo una única fuente de verdad para stock y pedidos pendientes. Después se migraron las reglas de precios y plazos que antes dependían de macros, codificándolas de forma explícita y auditable. Por último, se conectó la planta mediante terminales sencillas donde el capataz registraba avances, consumos e incidencias sin reintroducir datos ya capturados en administración.
A los pocos meses de la puesta en marcha completa, la empresa redujo de forma notable el tiempo dedicado a conciliar datos entre departamentos. Las órdenes se liberaban con listas de materiales coherentes; los plazos comunicados a clientes se basaban en información actualizada, no en estimaciones cruzadas a mano. La dirección disponía por primera vez de visibilidad fiable sobre pedidos en curso, consumos reales y desvíos respecto a lo planificado. El conocimiento que antes residía en macros quedó formalizado en reglas del software.